Wnioski ze składania wniosków okiem eksperta

Coraz więcej Spółek z portfela WP2 Investments jest na etapie finalizacji wniosków dotacyjnych, zarówno do głównego tegorocznego programu, czyli ścieżki Smart w ramach FENG, ale też do innych programów.

Przed większością z Was istotny, a czasami nawet decydujący "Panel Ekspertów". Dlatego przedstawiamy Wam rozmowę z prof. dr hab. inż. Małgorzatą Krzywonos z Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, jedną z najlepszych ekspertek w Polsce, która oceniała ponad 300 projektów, nie tylko w ramach NCBiR, czy PARP, ale też w ramach Programu Horyzont Europa. Dowiecie się, jak myślą eksperci, co jest dla nich istotne, jak z nimi rozmawiać i jak najlepiej przygotować się do panelu. Czyli esencja tego jak to wygląda z drugiej strony, z perspektywy ekspertów oceniających nasze wnioski.

Mariusz Bagan (Partner w WP2 Investments): Mamy gościa naukowca, dlatego zapytam na starcie od naukowej strony - ilu wniosków napisanych przez Chat GPT Pani się spodziewa?

Prof. dr hab. inż. Małgorzata Krzywonos (Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu): Myślę, że wielu (uśmiech). Człowiek z natury jest leniwy, więc jeżeli może sobie w czymś pomóc, to na pewno skorzysta. A tak już na poważnie - Chat GPT sam wniosku nie napisze, ale w kilku kwestiach pewnie może być wsparciem, więc zapytać można.

To na pewno. Pytanie jak to jest z tym wsparciem, ale już od praktycznej strony. Co możemy zrobić, żeby maksymalnie zwiększyć szanse swojego wniosku dotacyjnego? Czy np. złożenie tego samego projektu do różnych programów, np. do ścieżki Smart w ramach FENG i do RPO zwiększa nasze szanse? 

M.K.: Tak, można pisać i składać kilka wniosków, pod warunkiem, że nie wnioskujemy o dofinansowanie tego samego w tej samej instytucji, bo wtedy od razu będziemy wykluczeni.

Czy Państwo jako eksperci wiecie, czy spółka, której wniosek rozpatrujecie, złożyła też inne wnioski do innych programów, albo czy dany wniosek był już rozpatrywany, a teraz po poprawkach jest składany jeszcze raz?

M.K.: Wiemy. Instytucje np. NCBiR rejestrują wszystkie wnioski, więc jeśli wniosek był wcześniej składany, to taka historia idzie za wnioskodawcą i często, gdy jest składany ponownie, to jest bardzo prawdopodobne, że trafi do tych samych ekspertów. Zdarzyło mi się, że wniosek, który już był oceniany i nie został dofinansowany, dostałam drugi raz do oceny.

Czy wniosek składany po raz drugi Waszym zdaniem jest gorszy? Jaka jest Wasza optyka?

M.K.: To zależy. Bo czasami wnioskodawcom po prostu nie chce się poprawiać i składają na zasadzie - skoro nam nie wyszło, no to idziemy jeszcze raz. Nie odrobili lekcji, ale myślą, że się uda. Kamienie milowe był niemierzalne i dalej są niemierzalne. Innowacja nie jest wyrażona liczbowo i dalej nie jest wyrażona liczbowo, więc jak tutaj nie ma zmian i przepracowanego materiału, to taki wniosek znowu jest bez szans. Pamiętajcie Państwo, kamienie milowe nie są po to, żeby ekspertom było łatwiej, tylko po to, żeby Wam było łatwiej. Bo jeżeli one są zwymiarowane i dochodzicie do momentu, że nie spełniacie kamienia milowego, to kończymy projekt i to jest dla Was bezpieczne. Nie osiągnęliśmy założonego celu, to nie wchodzimy w to dalej. Kończycie projekt, to co dostaliście to dostaliście, resztę rozliczacie i nikt Wam za to głowy nie urwie. A jeżeli pójdziecie dalej i nie zrealizujecie tych założeń, no to potem właśnie są koszty. Dlatego kamienie milowe piszcie bezpiecznie i dla siebie. I tutaj pomoc firm doradczych od dotacji jest nieoceniona, bo one wiedzą, jak to zrobić, żeby Was bezpiecznie przez to przeprowadzić.

Skoro odczarowaliśmy kamienie milowe, których “czepiają się” eksperci na panelu ekspertów, to może uda nam się odczarować również panel ekspertów?

M.K.: Panel nie służy temu, żeby Państwa pognębić. Bo ja mam doświadczenie jako ekspert, ale mam też jako wnioskodawca na panelu. Byłam po obu stronach. Nawet dziś na konferencji słyszałam w kuluarach, że to zdaniem niektórych wygląda tak jak najgorsze kolokwium na studiach i rzeczywiście być może czasem można mieć takie wrażenie. Tam nie ma możliwości przedstawienia wszystkiego. Nie ma 10 minut na prezentację. Często jest “ping pong”, pytanie - odpowiedź. Ekspert przerywa w pół zdania, bo już usłyszał odpowiedź i chce iść dalej, dlatego trzeba krótko i na temat. I dlatego warto się wcześniej po prostu przygotować. Tym bardziej, że pytania są wcześniej znane, bo Państwo te pytania dostają. Na panelu mnóstwo rzeczy można wyjaśnić i jak ktoś dobrze wypadnie na panelu to może sobie bardzo pomóc. Eksperci wskazują przed panelem, które elementy trzeba poprawić albo doprecyzować, i wtedy bezwzględnie trzeba usiąść te 10 dni, które Wam daje PARP, NCBiR, czy inne instytucje i odrobić lekcje, poprawić tam, gdzie trzeba i w ten sposób zwiększyć swoje szanse. 

M.B.: Panel ekspertów to jeden z ostatnich elementów w całym procesie. Zaczynamy od składania wniosku i pełnej dokumentacji.  Jak z perspektywy eksperta wygląda taki idealny wniosek?

M.K.: Nie ma takiego. Każda branża jest specyficzna i każdy ekspert jest inny. Coś, co powiedzmy jest idealne dla jednego eksperta, dla innego może takie nie być. Recenzowałam fantastyczne wnioski, które nie przechodziły potem na panelu, bo inny ekspert na inne aspekty zwracał uwagę, ponieważ zajmował się inną dziedziną. Dlatego pamiętajcie Państwo, żeby dobrze dobrać słowa kluczowe i napisać dobrze streszczenie, bo eksperci dostają do recenzji projekty właśnie po słowach kluczowych. Jeśli wpiszecie słowa kluczowe, które nie pasują do projektu, to może się zdarzyć, że zostanie wybrany do oceny Waszego projektu przypadkowy ekspert i wtedy mamy problem. 

Czyli koniecznie musimy dobrze dobrać “słowa kluczowe”, bo to może być albo nie być dla dobrej oceny wniosku?

M.K.: Tak. Konkretne i dobrze w punkt określające słowa kluczowe. Bez wpisywania na wyrost. One muszą być dopasowane do treści projektu. Jeżeli dotyczy biogazowni i tam jest rozwój biogazu to nie wpisujemy “bezpieczeństwa energetycznego”,  bo trafi nam ktoś z bezpieczeństwa i mamy wtedy przypadkowego eksperta, który będzie patrzył na to z zupełnie innej perspektywy. Z zupełnie innej niż ta, którą Wy chcecie pójść i cały projekt może będzie fantastyczny, ale  nie przejdzie.

Jakie są jeszcze inne najczęstsze błędy we wnioskach i jak ich uniknąć?

M.K.: Najczęstsze są  błędy przy okazji kamieni milowych. To jest wpisywanie czegoś, co jest niemierzalne. Jeżeli ktoś pisze, że kamieniem milowym będzie przygotowanie raportu, to taki raport nic nie znaczy. Przy okazji opisywania  kamieni milowych warto pamiętać również, że zazwyczaj podaje się też ryzyko ich nieosiągnięcia i zalecane jest wtedy wskazanie, jakie działania jesteście w stanie podjąć, żeby te kamienie milowe mimo to osiągnąć. Czy wydłużyć czas ich osiągnięcia, czy zastosowanie nowej metody, czy zakupienie innego tańszego sprzętu itd. Ważne jest też, żeby projekt był liniowy. Czyli jeden etap się kończy, to przechodzę do drugiego. Jeśli macie w projekcie kilka etapów na raz, to zwiększacie ryzyko błędu i ponosicie też niepotrzebne koszty wynikające z niepewności. Przy liniowym projekcie, jeżeli skończycie jeden etap, macie kamień milowy, który decyduje, że czy możecie przejść do następnego etapu. Naprawdę warto w taki sposób sobie projekt napisać.

A jeśli mielibyśmy poszukać takich 3 najważniejszych elementów z wniosku, na które eksperci zwracają uwagę, to jakie by to były?

M.K.: Kamienie milowe właśnie, budżet i metodyka.

Kamienie milowe, to już wiemy, budżet to jasne, a co rozumiemy przez metodykę?

M.K.: Cała logika, która stoi za projektem. Jak to jest realizowane od pomysłu do wdrożenia. I jak to jest opisane.

A propos opisywania, czy widzicie od razu czy opisy robiła spółka, czyli wnioskodawca, czy że to był jednak wsad pisany przez firmę doradczą od dotacji? 

M.K.: Jeśli nie ma “mięsa”, to widać, że robił to doradca. Bo jest na około. Brak wtedy konkretu i odniesienia. To spółki same najlepiej znają swoje rozwiązania, wiedzą, gdzie jest przewaga rynkowa, jak wygląda konkurencja. NIkt tego trafniej od nich nie napisze. Natomiast firma od dotacji może doradzić, może pokierować, że tutaj np. warto się zaprzyjaźnić z naukowcem, żeby pomógł znaleźć tę często kluczową innowacyjność itd.

Czyli potwierdza Pani to, co już padło na konferencji, że jednak dobrze jest mieć na pokładzie takiego profesora, nawet po to, żeby na panelu eksperckim był naukowiec naprzeciwko naukowca?

M.K.: Mówią tym samym językiem, to na pewno. Ale pamiętajmy też, że eksperci na panelu są “numerami”, więc nie wiadomo, kto jest po drugiej stronie, czy to jest profesor, czy to jest doktor. To jest rzecz tajna, natomiast profesorowie czy pracownicy uczelni mówią językiem ekspertów, więc jeżeli ktoś mówi, że jest innowacja, to potrafi to też wytłumaczyć we właściwy sposób, bo zna te definicje. Co więcej warto zaprzyjaźnić się nie tylko z naukowcem, ale też z samą instytucją prowadzącą dany program dotacyjny. One są po to, żeby Wam pomagać. Im też zależy na Waszym sukcesie, bo one też mają swoje KPI’e, z których są rozliczane.

Rozumiem, że obalamy właśnie kolejny mit, że instytucje odpowiedzialne za programy dotacyjne to nasz wróg?

M.K.: To nie jest żadna straszna instytucja, tylko trzeba w odpowiednim momencie rozmawiać, gdy np. projekt nie idzie w dobrym kierunku. Jeżeli widzicie, że coś się przesuwa, że mieliście inną intencję, że po złożeniu wniosku coś się zmieniło, to warto to zgłosić, by móc to przepracować. Macie do tego prawo, bo to jest ryzyko, jak przy każdym projekcie naukowym, zwłaszcza gdy jest ta część badawczo-rozwojowa. My sobie zdajemy sprawę jako eksperci oceniający, że coś mogło pójść inaczej, niż zaplanowaliście. Również później w trakcie prowadzenia czy rozliczania projektu. 

Potwierdza się stara prawda, że warto rozmawiać, najlepiej tak zwyczajnie, po ludzku? 

M.K.: Dużo mówimy między nami ekspertami o takim ludzkim podejściu obustronnym. Zresztą dobrze, żeby to ludzkie podejście widać było też we wniosku, czyli żeby ten język nie był zbyt hermetyczny. Żeby nie zakładać z automatu, że to co dla Was jest oczywiste, musi być równie oczywiste dla ekspertów. 

Jeśli dobrze rozumiem, wniosek Pani Profesor jest taki, że im prościej we wniosku tym lepiej. Nawet pamiętam jedną z naszych wcześniejszych rozmów i takie Pani zdanie, że najlepiej jest dać na koniec wniosek do przeczytania komuś, kto totalnie się na tym nie zna. Aż tak prosty ma to być język?

M.K.: To ma być prosty język, bo pamiętajcie Państwo, że po drugiej stronie siedzą eksperci, którzy niekoniecznie będą mówić tym samym językiem, więc jeśli będziecie mówić językiem branżowym a eksperci naukowym, to się nie dogadacie. Tym bardziej, że we wniosku jest jeszcze ograniczenie słów, więc trzeba być bardzo precyzyjnym i wtedy ta prostota języka również pomaga.

Ma być prosto, to już wiemy, ale jak prosto opisać coś tak trudnego jak innowacyjność?  Jak Wy jako eksperci oceniacie tą słynną innowacyjność, która dla wielu jest tak bardzo kłopotliwa?

M.K.: Musicie nas do tego przekonać. Im prościej tym lepiej. Innowacyjność musi być mierzalna, musi być weryfikowalna. Dlatego jeśli wnioskodawca mówi, że coś jest innowacyjne, a nie potrafi  odnieść w żaden mierzalny sposób do tego, co jest na rynku, to znaczy, że nie jest w stanie udowodnić innowacyjności. Po pierwsze, czystość patentowa to jest jedna rzecz, która przekonuje, że rzeczywiście coś jest innowacyjne. 

Czyli badanie stanu techniki? 

M.K.: Tak, to jest jedna rzecz. A druga, to musimy to jakoś zmierzyć. Jeżeli ktoś robił z lewej do prawej i powiedzmy trwało to 5 minut. A ja zrobię to na skróty w 2 minuty, to już jestem w stanie wykazać, że jest korzystna różnica 3 minut. Jeżeli coś takiego pokażę, to jest to już jakiś miernik. Jeżeli piszemy, że coś jest lepsze, to musimy od razu napisać w jakim zakresie jest lepsze i sparametryzować o ile. Wtedy pokazujemy, w jaki sposób ta moja innowacyjność polepsza produkt.

Co jeszcze może pomóc zwrócić uwagę ekspertów na nasz wniosek? 

M.K.:  Dobrze jest udowodnić, że to,  co robicie, jest unikalne, choćby na poziomie kraju. Że wpływ społeczny w Waszym projekcie jest ważny. Że nie tylko firma się rozwinie, ale też otoczenie, że macie szansę stworzyć nowy rynek. Że miasto, region, kraj, społeczeństwo będzie mieć z Waszego rozwiązania korzyść i da to długotrwałe efekty. Wnioski o takich parametrach na pewno będą premiowane. 

Skoro już rozmawiamy o parametrach i zamienianiu ich w liczby pytanie jak racjonalnie określić wartość projektu, a tym samym wartość dofinansowania? Jak Wy jako eksperci mierzycie, czy projekt jest przeszacowany? 

M.K.: W projekcie powinniście przewidzieć każdą śrubkę. Do tego stopnia, że kiedy się konstruuje budżet, to żądamy, by podać maksymalnie dużo szczegółów, bo to jest bezpieczne również dla Was. Warto też sobie założyć pewien margines niepewności. Przy czym oczywiście musimy pracować i tworzyć budżet na bazie prawdziwych, potwierdzonych danych. A żeby nie przeszacować, to np. nie warto wpisywać, że pracownik będzie na 100% oddelegowany do realizacji danego projektu, tylko na 80- 90 %, bo wtedy może też mieć jeszcze inne zadania w firmie i tak jest też racjonalniej od strony budżetowej.

Na koniec, trochę w ramach podsumowania, co by Pani poradziła naszym spółkom, które są albo za chwilę będą przed panelem ekspertów?

M.K.: Dokładnie przeczytać własny wniosek. Dokładnie przeczytać pytania ekspertów sprzed panelu i przygotować na nie krótkie 1- max 2-zdaniowe odpowiedzi. Mówić, pisać i myśleć prostym językiem. Pamiętać o tym, że jest to czasem szybki “ping pong”, ale mimo to, że większość ekspertów jest tam po to, by Wam pomóc i by dobrze zrozumieć Wasz projekt.

Dziękuję za rozmowę.