Krok 1: Założenia ogólne i dane wejściowe. Na start ustal horyzont czasowy i szczegółowość prognoz. Zwykle startupy przygotowują plan finansowy na 3 do 5 lat do przodu (pierwszy rok powinien być rozpisany miesięcznie, a kolejne lata mogą być już kwartalnie lub rocznie). Zdecyduj czy model chcesz przygotować w wariancie cen realnych (czasem zwanym modelem cen stałych), czy chcesz uwzględniać od razu inflację.
Krok 2: Prognoza przychodów. Na wczesnym etapie rozwoju mocno sugerowane jest podejście bottom-up, które polega na oszacowaniu sprzedaży na bazie wewnętrznych możliwości i działań – np. liczby handlowców i ich wydajności, pozyskanych klientów, mocy produkcyjnych. Metoda bottom-up, zmusza do precyzyjnego określenia sprzedaży. Ułatwi to późniejszą weryfikację założeń i zapewni większy stopień kontroli nad modelem.
Krok 3: Koszty bezpośrednie (COGS). Są to wszystkie te zmienne koszty, których wystąpienie lub wysokość jest powiązana ze wytworzeniem produktu lub usługi. Dla przedsiębiorstw produkcyjnych będą to najczęściej koszty materiałów i surowców, z których powstaje produkt, koszty produkcji jednostkowej, prowizje od sprzedaży, koszt wysyłki produktu do klienta, itp. W firmach usługowych (np. software housach, fintechach), koszty podwykonawców bezpośrednio związanych z daną usługą/aplikacją, koszty infrastruktury technicznej, koszty dewelopmentu usługi/aplikacji, opłaty za licencje, opłaty subskrypcyjne, koszty obsługi klienta i on-boardingu nowych klientów, prowizje za płatności. Prognozowanie kosztów bezpośrednich musi być dopasowane i adekwatne do konkretnych produktów (grup produktowych) bądź usług (grup usług). Bardzo istotnym elementem prognozowania kosztów bezpośrednich jest właściwa identyfikacja kosztów, aby możliwe było właściwe monitorowanie marżowości danego produktu lub usługi. Przypisanie kosztów operacyjnych jako kosztów bezpośrednich może bardzo istotnie wypaczyć rentowność danego produktu lub usługi, a przez to prowadzić do błędnych wniosków i decyzji.
Krok 4: Koszty operacyjne (OPEX). Są to wszystkie koszty działalności, które nie są bezpośrednio zależne od wielkości sprzedaży, ale wynikają z codziennego funkcjonowania firmy. OPEX obejmuje m.in. wydatki na marketing i sprzedaż, rozwój produktu (R&D), administrację i ogólne koszty biurowe.
Krok 5: Prognoza zatrudnienia i wynagrodzeń. W każdym przedsiębiorstwie niezbędne jest zarządzanie personelem. Tworząc model, należy upewnić się, że wszystkie kluczowe kompetencje: dewelopment, produkcja, sprzedaż/marketing, obsługa klienta, administracja są przypisane do pracowników (lub współpracowników). Wraz ze skalowaniem biznesu niezbędne jest określenie zależności związanych z zapotrzebowaniem na nowy personel. Wraz ze wzrostem skali działalności będzie rosło zatrudnienie. Tak stworzony plan zatrudnienia umożliwia właściwe alokowanie zasobów osobowych i uniknięcie zarówno niedoboru pracowników jak i zbyt dużego zatrudnienia.
Krok 6: Wydatki inwestycyjne (CapEx). Niezależnie od profilu działalności firmy, wartość nakładów inwestycyjnych będzie mocno wpływała na model finansowy startupu. Bez względu czy firma ma charakter bardziej produkcyjny czy bardziej usługowy wiele startupów ponosi istotne wydatki związane z rozwojem produktów lub dewelopmentem usług. Problematyka CapExu polega na odmiennym ujęciu tych wydatków w księgach rachunkowych. Nakłady inwestycyjne ujmowane są w bilansie przedsiębiorstwa a następnie podlegają one amortyzacji, tj. nie mamy tożsamości momentu wypływ środków pieniężnych z powstaniem kosztu w przedsiębiorstwie. Powyższa kwestia powoduje bardzo często istotny problem związany z zarządzaniem płynnością w startupach, który na z poziomu modelu finansowego można szybko zidentyfikować i wdrożyć działania zaradcze.
Krok 7: Źródła finansowania (kapitał, pożyczki). Najczęstszą formą finansowania startupów na początkowym etapie jest kapitał z grupy FFF (family and friends). Środki te nie są wystarczające do rozwoju działalności na dużą skalę i konieczne jest wyjście do kapitałodawców zewnętrznych w jednej lub wielu rundach finansowania. Niezależnie czy spółka pozyskuje finansowanie udziałowe czy dłużne, każda z grup kapitałodawców (fundusze VC, aniołowie biznesu, banki) ma własne wymagania dotyczące profilu ryzyka i oczekiwanej stropy zwrotu z inwestycji. Właściwie przygotowany model finansowy nie tylko umożliwia precyzyjne określenie zapotrzebowania na kapitał, ale także ułatwia zarządzanie ryzykiem, a co za tym idzie lepszą pozycje negocjacyjną z kapitałodawcami.
Krok 8: Model finansowy. Kiedy jest już prognoza wszystkich powyższych elementów – trzeba je połączyć w całość. Po przygotowaniu i powiązaniu stosownych danych opracowywane są zazwyczaj trzy elementy modelu finansowego:
- projekcja rachunku zysków i strat,
- projekcja bilansu,
- projekcja budżetu (lub rachunku przepływów pieniężnych).